PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PELAPORAN LEMBAGA KEMAHASISWAAN (SIMPEKA) UNIVERSITAS MA CHUNG

Abstract

Proses pengajuan dan persetujuan dokumen kegiatan Lembaga Kemahasiswaan (LK) di Universitas Ma Chung selama ini dilakukan secara manual menggunakan dokumen fisik dan aplikasi perkantoran. Proses persetujuan manual ini tidak memiliki standar operasional prosedur (SOP) yang baku sehingga menyebabkan proses menjadi lambat, tidak transparan, dan rawan kesalahan administratif. Ketidakteraturan ini berdampak pada keterlambatan penerbitan Surat Keterangan Poin (SKP) mahasiswa serta menyulitkan integrasi dengan sistem akademik utama (MACIS). Penelitian ini bertujuan untuk mendesain dan mengembangkan sebuah sistem manajemen yang diberi nama Sistem Manajemen Proposal Lembaga Kemahasiswaan (SIMPEKA) yang dapat memenuhi kebutuhan pengajuan dan persetujuan dokumen proposal oleh LK secara digital. Penelitian ini menggunakan pendekatan metodologi waterfall yang terdiri dari tahapan analisis kebutuhan, desain sistem, pengembangan, dan pengujian. Analisis dilakukan dengan mengidentifikasi SOP yang berlaku, keluhan pengguna, serta kebutuhan integrasi sistem. Desain sistem mencakup perancangan proses bisnis, use case, wireframe, dan basis data relasional. Sistem dikembangkan menggunakan teknologi web berbasis PHP, HTML, CSS, dan JavaScript, dengan mempertimbangkan integrasi ke sistem akademik dan kemahasiswaan yang sudah ada. Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem informasi manajemen proposal kegiatan kemahasiswaan (SIMPEKA) mampu mengakomodasi proses bisnis inti, mulai dari pengajuan proposal, verifikasi dan persetujuan LPJ, hingga penerbitan SKP secara berurutan. Sistem ini dapat mengurangi beban administratif, meningkatkan transparansi, dan mempercepat proses perolehan Kredit Keaktifan mahasiswa dengan menyatukan keseluruhan alur proses bisnis dalam satu portal digital. Saran untuk pengembangan selanjutnya adalah penambahan fitur notifikasi, implementasi fitur pendaftaran dan profil user SIMPEKA yang lebih handal, serta pemutakhiran komponen back-end untuk meningkatkan keamanan sistem.